E-Rechnung

E-Rechnung: elektronische Rechnung, die in einem strukturierten, maschinell auswertbaren Datenformat erstellt, versendet und empfangen wird. Sie unterscheidet sich von einer einfachen PDF-Rechnung dadurch, dass die Rechnungsinhalte in einem standardisierten XML-Format direkt vom Empfänger-System verarbeitet werden können.

In Deutschland sind zwei Formate vorherrschend. ZUGFeRD ist ein Hybrid-Format, das eine PDF-Darstellung für den Menschen mit einem eingebetteten XML-Datensatz für die Maschine kombiniert. XRechnung ist ein reines XML-Format, das von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) entwickelt wurde und seit 2020 für Rechnungen an Bundesbehörden verpflichtend ist.

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der deutsche Bundestag 2024 die schrittweise Pflicht zur E-Rechnung im B2B-Bereich beschlossen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von über 800.000 Euro auch E-Rechnungen versenden, ab 2028 alle übrigen. Damit wird das klassische Papier- und PDF-Rechnungsmodell im B2B-Bereich schrittweise abgelöst.

Ziele der E-Rechnung sind die Reduzierung manueller Erfassungsarbeit, die Beschleunigung von Buchhaltungs-Prozessen und die Eindämmung von Umsatzsteuer-Betrug. EU-weit wird die elektronische Rechnung im Rahmen der „ViDA”-Initiative (VAT in the Digital Age) bis 2028/2030 schrittweise vereinheitlicht. Daneben treiben einzelne EU-Staaten — Italien als Pionier seit 2019, Polen seit 2024 — eigene zentrale E-Rechnungs-Plattformen voran.